La GED ou gestion électronique des documents constitue une solution indispensable dans le cadre du partage numérique des sociétés. Cet outil est en général présent dans de nombreux établissements. La GED est d'une grande importance dans un univers de plus en plus encadré par les nouvelles technologies et le digital. Cet outil permet à l’entreprise de gérer les documents en toute facilité. Mais comment fonctionne la solution de gestion électronique des données ?
Qu’est-ce qu’une solution GED ?
La gestion électronique des données ou GED fait référence à un outil digital permettant à l’entreprise d’exploiter et d’optimiser les informations. Cette solution s’articule généralement autour de quelques outils informatiques employés en vue de gérer et bien structurer les données électroniques d’une société. Avec la numérisation des données et la démocratisation de l’usage des solutions informatiques, les professions libérales, les collectivités et les entreprises fournissent de plus en plus d’informations et de données électroniques. La GED ou GEIDE a pour objectif d’améliorer la gestion des documents, sa création, sa sauvegarde, son partage et sa destruction. En optant pour cet outil, l’entreprise parvient à harmoniser des processus : centralisation des données, accès facile et rapide aux informations, etc.
GED : comment cela fonctionne ?
La GED ou GEIDE indique un outil efficace pour mettre en place un référentiel de l’ensemble des données de la société. Les fiches de paie, les factures ou encore les bons de commande sont les plus concernés par l’utilisation de la solution GED. Cette solution s’intéresse en effet à de nombreuses étapes comme l’obtention d’un document (sa création, son enregistrement, son classement et son indexation), l’exploitation du document (les changements effectués sur les données, la sécurité des documents, la gestion des droits d’accès à l’information). Pour comprendre le fonctionnement de la GED, il faut en outre tenir compte du stockage des données (détermination du support de sauvegarde, durée d’enregistrement du document et sa destruction) et de la diffusion des informations. La gestion électronique des données a pour utilité de permettre à l’entreprise de faciliter la numérisation d’un document.
Mettre en place une GED : quels avantages ?
À l’heure du numérique, la gestion électronique des données devient indispensable pour les sociétés. Entre autres, elle permet de conserver, exploiter et archiver les informations. En effet, la GED est un outil de dématérialisation et de numérisation au service des grandes entreprises comme des PME et des TPE. Utiliser cet outil est essentiel pour optimiser la collaboration dans l’entreprise, augmenter la productivité et réduire les couts associés à la gestion du document en version papier.