La GED ou gestion électronique des documents est un outil essentiel. En effet, de nombreuses entreprises utilisent la GED pour administrer et stocker tous les documents. Comment votre entreprise utilise-t-elle la GED et quels sont ses avantages ?
Qu'est ce que le GED ?
La GED est un système informatique destiné à gérer la circulation des documents au sein d'une organisation. En termes simples, il s'agit d'un ensemble de processus et d'outils qui permettent la numérisation, le rapprochement et le stockage des documents, tant ceux qui circulent en interne que ceux qui proviennent de l'extérieur. Cette solution de digitalisation est également connue sous le nom de GEIDE (Gestion Electronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise).
Comment ça marche dans votre entreprise ?
La GED gère tous les types de documents présents dans une entreprise, tels que les factures, les bons de commande, la paie, etc.
Il y a quatre phases principales dans GED :
- La capture des documents : cette phase est le résultat de processus manuels ou automatisés de création, de capture, de classification et d'indexation des documents électroniques.
- Gestion des documents : les activités de gestion des documents couvrent tout ce qui se passe ultérieurement la création du document, y compris la sécurité et les droits d'accès, les modifications du document et son évolution.
- Stockage des documents : tenez compte du support, de la période, de la méthode de stockage et de la possibilité d'altérer ou de détruire le document.
- Distribution du document : dans cette dernière phase, le document est renvoyé. Les documents peuvent être distribués via l'Internet ou l'intranet, soit par "pull" (recherche et sélection pour consultation), soit par "push" (distribution et envoi à un destinataire spécifique).
Quels sont les avantages de GED ?
L'emploi de solutions GED en interne présente beaucoup d’avantages. Tout d'abord, en centralisant le stockage des documents de votre entreprise et diminuant l'espace de stockage. Outre la mobilité résultant d'un accès immédiat à partir de n'importe quel poste de travail, cette solution permet un gain de temps considérable. L'automation totale ou relative du stockage de divers documents dans des classeurs électroniques facilite la recherche de documents individuels. Toutes les demandes sont traitées et résolues en quelques secondes, à la satisfaction des clients et des partenaires. Et les leçons apprises peuvent permettre aux entreprises d'économiser de l'argent. Les systèmes de gestion électronique des documents permettent de respecter les délais légaux de conservation des documents importants et d'optimiser les temps de recherche ultérieurs. La numérisation des documents internes conduit également à l'amélioration des processus opérationnels internes. En fait, le traitement des documents individuels, qui se fait généralement manuellement, prend du temps et implique une période d'attente. En mettant en place une GED, tous les employés de l'entreprise peuvent vérifier le statut du traitement en temps réel et suivre la validité des documents jusqu'à leur approbation. Il est bien noter qu'une GED ne modifie pas les distincts flux de travail, mais offre une plus grande transparence.