La signature est essentielle dans bien des domaines. Le développement de la technologie permet désormais de faire des signatures électroniques pour tous documents administratifs, devis, contrats de travail ou encore des attestations. Il faut savoir que l’utilisation de la signature électronique offre de nombreux avantages. Il faut savoir qu’intégrer la signature électronique peut être intégré à un GED pour profiter pleinement de ses multiples avantages.
Quels documents peuvent être signés électroniquement ?
Il est important de savoir que tous les documents peuvent être signés électroniquement. Du moment qu’ils peuvent être dématérialisés, vous pouvez les signer de manière électronique. Dans le fonctionnement d’une entreprise, vous pouvez utiliser la signature électronique. Toutefois, vous devez savoir que chaque document possède son propre niveau de certificat électronique. Il existe un certificat destiné aux documents classés simples. Ces derniers sont des documents qui peuvent être validés en interne avec une signature électronique. Pour des documents plus sensibles, un certificat de niveau trois étoiles est requis. Les documents sensibles sont ceux qui comportent des risques financiers ou juridiques.
Profiter de tous les avantages de la signature électronique avec la GED
Il est indispensable d’intégrer la signature électronique à la GED pour jouir de tous les avantages qu’elle offre. La GED n’est ni plus ni moins qu’une solution pour assurer la gestion documentaire dématérialisée. En effet, dans le cadre d’une GED, la signature électronique est la cerise sur le gâteau. Pour équiper votre entreprise d’une signature électronique, vous devez prendre en compte plusieurs points essentiels. Vous devez savoir si votre projet a pour objectif de conserver vos documents en format numérique. Est-ce que la signature électronique a pour objectif de gagner du temps, réduire vos coûts d’impression et vos fournisseurs envoient-ils les factures sous quelles formes? Pour intégrer la signature électronique dans votre entreprise, vous ne devez pas foncer la tête baissée. C’est un projet qui doit être préparé en identifiant les différentes problématiques.
Quels sont les avantages d’utiliser une signature électronique ?
La signature électronique présente plusieurs avantages. Elle permet de supprimer l’utilisation de papier et donc de réduire vos coûts liés à l’utilisation de ce format. La signature électronique permet également de simplifier tous les processus internes liés à la signature et validation des documents. Elle permet d’accélérer la signature, de sécuriser tous les documents signés et d’améliorer le suivi de vos documents. Vous devez savoir que la signature peut être utilisée au niveau des PME. Toutefois, vous devez retenir que c’est une technologie qui nécessite une intégration dans un process de dématérialisation de tous vos documents.