Comment sécuriser ses documents grâce à l’horodatage ?

Publié le : 27 août 20224 mins de lecture

Déjà utilisé en 1905 dans les courses automobiles pour certifier l’heure de passage des voitures, l’horodatage a depuis bien évolué. Si le principe reste le même, avec l’évolution de la technologie, il constitue aujourd’hui une preuve irréfutable de fiabilité de document pouvant être utilisé en cas de litiges.

L’horodatage en bref

L’horodatage, tel qu’il est utilisé en informatique, est un procédé qui consiste à apposer l’heure exacte calculé à la seconde près sur un document. Pour en savoir plus sur l’horodatage, il s’agit d’un processus appelé à être consulter plus tard pour prouver la véracité d’une chose à un moment bien défini. Au-delà de l’aspect temporel, l’horodatage est aussi un outil de scellage permettant de confirmer que le document en question n’a pas subi de modifications après le processus. Pour ce faire, bien que les machines soient dotées du dispositif, le fait de pouvoir changer manuellement les réglages n’en font pas un dispositif fiable aux yeux de la loi. De ce fait, pour avoir une valeur juridique et opposable, l’horodatage numérique certifié se fait auprès d’un prestataire de service d’horodatage reconnu par les autorités d’horodatage.

L’horodatage comme outil de protection du document

Parmi les multiples avantages, le principal atout de l’horodatage concerne le timing. En cas de litiges sur des questions d’antériorité ou en cas de réclamation pour un supposé retard, le fait d’avoir apposé l’heure précise constitue une preuve irréfutable pour le défendant que le document en question a été disponible au moment avancé. Par la suite, le principe de scellage rattaché à celui-ci atteste que le document n’a pas subi de modifications ou d’altérations entre-temps. En cas de litiges, une vérification est entreprise pour démontrer que la version actuelle du document correspond aussi à celle en date de l’horodatage. Dans le cas contraire, des signaux d’erreurs vont faire apparaitre toute modification faite ultérieurement. Enfin, l’horodatage permet aussi d’assurer la traçabilité des transactions puisqu’il fait aussi office d’accusé garantissant le moment exact de réception.

L’utilisation de l’horodatage dans le cycle de vie d’un document

Le processus d’horodatage accompagne le document tout au long de son cycle de vie. Ainsi dès la création jusqu’à l’archivage, l’horodatage est toujours requis pour diverses raisons. Au moment de la création, l’horodatage attestera que le document en question a été élaboré audit moment et servira de preuve en cas de litige pour question d’antériorité. Durant la gestion, le processus d’horodatage permettra de retracer l’historique des modifications et assurer ainsi la disposition de la bonne version en cas de multiples modifications. Lors de la diffusion du document, l’horodatage à la réception retracera la transaction et permettra de confirmer que la bonne version est diffusée. Pour terminer, aux fins de conservation, l’horodatage est indispensable pour prouver que les documents en question respectent tous les délais légaux en matière d’archivage.

Encore une dernière fois, on réitère que pour constituer de preuve irréfutable, l’horodatage devrait être émis par une entité reconnue par l’autorité d’horodatage.

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