Vous êtes dans le domaine de l’administration et depuis quelque temps, votre entreprise a muté vers la digitalisation afin de s’aligner parmi les concurrents et pour être à l’affût des nouveautés. Vous ne travaillez plus avec des documents papiers car l’heure du numérique a sonné. Toutes les correspondances se font par mail et l’adoption de la signature électronique est obligatoire. Mais ce cryptage est-il vraiment incontournable pour l'administration ?
Comprendre la signature électronique
Lorsqu’on parle de signature électronique, on a tendance à croire qu’il s’agit de la numérisation de la signature manuscrite. Cependant, c’est loin d’être le cas car la version manuscrite n’a de la valeur que sur un document papier si la signature électronique est destinée au document numérique.
En signant numériquement un document, vous vous engagez car cela signifie que vous donnez votre approbation. Pour réaliser une signature numérique, l’utilisation d’un logiciel spécifique s’impose. Grâce à un tel outil, il est possible de
signer numériquement différents formats de documents notamment des fichiers PDF, Word, Jpeg, XML et bien d’autres encore.
La signature numérique a une valeur légale et constitue un engagement pour le signataire. En cas de litige ou d’un contrôle classique, vous aurez un document numérique signé comme preuve.
Pourquoi signer impérativement un document administratif ?
Dans le cadre de la correspondance administrative, tous les documents envoyés doivent être signés pour avoir de la valeur. Si la correspondance se fait de manière virtuelle, la signature électronique s’impose. Ainsi, il n’est plus nécessaire de s’envoyer des documents au format papier car il est désormais possible de signer numériquement des documents.
Plusieurs avantages peuvent découler de l’utilisation de la signature numérique à commencer par une gestion aisée des documents. Ces derniers seront consultables à tout moment dans la boîte mail, dans son ordinateur, dans le serveur de son entreprise ou encore dans le cloud. Il n’est plus possible de perdre la trace des documents contrairement aux documents papier qui peuvent se déchirer ou s’égarer au fil du temps.
Par ailleurs, la correspondance administrative est plus efficace virtuellement. Pour conclure un contrat, quelques échanges par mail suffisent et en moins de 30 minutes, un projet urgent peut démarrer. Aucune perte de temps n’est enregistrée et vous serez plus efficaces pour traiter avec vos clients.
Comment reconnaître une signature numérique ?
La signature électronique est un système de cryptage numérique et non une signature manuscrite au format photo que vous apposez sur les documents numériques que vous apposez. Vos destinataires découvrent ce codage uniquement à l’ouverture du document. Un système d’horodatage doit également être associé au document afin de valider l’existence du document à une date précise.